Warum Großgruppenformate im Change Management weit verbreitet sind und was Sie bei der Konzeption unbedingt beachten sollten.

250 Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten 2,5 Tage in einer Open Space Conference an aktuellen Themen der Organisation, entwickeln konkrete Lösungen für aktuelle Problemstellungen und denken die Zukunft ihres Bereichs vor. Dabei arbeiten sie komplett eigenverantwortlich, bestimmen die Themen die bearbeitet werden selbst und treiben diese bis hin zu konkreten Projekten mit Maßnahmenplanung. Die Gruppenenergie ist in der alten Fabrikhalle förmlich spürbar. Das offene Arbeitsformat schafft eine ganz neue Ebene des Austauschs untereinander, lässt das persönliche Netzwerk wachsen und Verständnis für andere Bereiche und Perspektiven entstehen. Was macht dieses Format gleichzeitig so beliebt und wirksam?

Es gewinnt an Popularität viele Menschen gleichzeitig miteinander in Kontakt zu bringen und aktuelle Themen, Zukunftspläne und auch Prozessoptimierungen gemeinsam zu diskutieren und gestalten zu lassen. Die Formate der Großgruppenmoderation sind so unterschiedlich wie die Ausgangssituation und Zielsetzung des Auftraggebers.

Um große Gruppen von Mitarbeitern und Führungskräften (30-800 Personen) im Rahmen von Changeprojekten, Strategieprojekten, Bereichsentwicklungen und  Jahresauftaktveranstaltungen einzubinden, haben sich folgende Großgruppenformate gut bewährt:

  •  Open Space Conference (OSC)
  • Zukunftskonferenz / Zukunftswerkstatt
  • World Café
  • Real-Time-Strategic-Change (RTSC)
  • Bar Camps

Chancen dieser Art von Großgruppenarbeit

Es ist sowohl organisatorisch, wie auch personell eine Herausforderung, die wichtigsten Personen aus dem Unternehmen gleichzeitig vom Tagesgeschäft abzuziehen um gemeinsam in dieser Art und Weise an organisationalen Themen zu arbeiten.

Die Vorteile sprechen jedoch für sich:

  1. Hohe Identifikation mit den Ergebnissen und ein starkes Commitment zu den erarbeiteten Maßnahmen, durch die direkte Beteiligung
  2. Die Einbeziehung unterschiedlichster Perspektiven, sowie der gemeinsame Konsensprozess erhöhen die Qualität der Ergebnisse deutlich und fördern das Verständnis untereinander
  3. Synergien, die durch direkten Austausch und Kooperation freigelegt werden, führen zu einer enormen Zeitersparnis, v.a. im Roll-Out der Ergebnisse. Auch aufwendige Informationskampagnen sind damit hinfällig, das Flurfunk-Phänomen ist quasi ausgeschaltet
  4. Vertrauen in die Führung und die Organisation kann wachsen, Transparenz wird nicht nur über Newsletter-Informationspolitik postuliert, sondern im direkten Austausch tatsächlich praktiziert
  5. Viele Menschen im offenen lebendigen Austausch werden als  ein stark energetisierendes Ereignis wahrgenommen, das auch als tragendes Momentum in Changeprozessen sehr förderlich sein kann und zur Motivation beiträgt

Grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung dieser Formate ist:

  1. Ein klarer Auftrag der verantwortlichen Führungsebene und das vollständige Commitment für die Umsetzung der Ergebnisse
  2. Die Berücksichtigung aller Perspektiven, Haltungen und Interessen in der Planungsphase sowie eine grundsätzliche Ergebnisoffenheit
  3. Eine professionelle Begleitung in der Konzeption und Durchführung durch einen erfahrenen Moderator
  4. Die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung der Ergebnisse bereits in der Planungsphase zu berücksichtigen, um somit die Energie der Veranstaltung für eine schnelle Umsetzung der Ergebnisse nutzbar zu machen

Unsere Best-Practice-Tipps für Ihre erfolgreiche Großgruppenveranstaltung

  • Eine gute, ungewohnte Location in der durch das Setting eine Atmosphäre zum Wohlfühlen kreiert wird
  • Vertrauen in die kollektive Intelligenz der Gruppe („Was derzeit im Unternehmen am wichtigsten ist, wird auch bearbeitet werden!“)
  • Eine „Aufwärmphase“ in der die Menschen sich Kennen lernen können und Ihre Ressourcen aktiviert werden
  • Größtmögliche Selbstorganisation der Teilnehmer als oberste Prämisse innerhalb eines gesetzten Rahmens
  • Gemeinsame Rituale helfen den Teilnehmern sich auf den Gruppenprozess einzulassen und abseits gewohnter Routinen wertschöpfend zu arbeiten
  • Transparenz der Ergebnisse und zeitnahes Feedback